Succesvolle mensen die extreem productief zijn werken in de regel veel, hard en lang. En daar zit ‘m de kneep, want een dag telt maar 24 uur en om gezondheidsproblemen te voorkomen moet je daarvan een minimum aantal slapen.

Wie toch concessies aan dit minimum doet kan de volgende dag geconfronteerd worden met een afgenomen productiviteit. Wil je dan toch nog enigszins productief zijn, dan is het zaak om je dag strak te organiseren, om toch het maximale uit jezelf te halen.

Larry Kim, oprichter en CEO van WordStream, kan erover meepraten. Kim gaat met veel succesvolle mensen om en is er trouwens ook zelf eentje. In een gastbijdrage in het magazine Inc. heeft Kim een lijst gemaakt van dagelijkse gewoonten die kenmerkend zijn voor de productieve mens. Hier komen ze:

1. Maak afspraken met jezelf

Maak jij ook zo graag to do-lijstjes? En komen die vervolgens nooit uit? Laat zulke lijstjes je leven vooral niet ruïneren en smijt ze in de prullenbak voor het te laat is.

Het alternatief volgens Kim is te denken in taken en projecten, daarvoor ruimte te maken in je kalender en afspraken met jezelf te maken.

"Beschouw de taak als een éénpersoonsvergadering van 30 minuten, een uur of een paar uur. Zorg ervoor dat je gedurende de dag die afgesproken termijn puur en alleen met dat project of die taak bezig bent. Het maakt niet uit of de taak afkomt, want lukt dit niet, dan maak je gewoon een nieuwe afspraak met jezelf. net zo lang tot het af is."

2. Werk minder

Des gelukkiger iemand is, des te productiever hij of zij is. Omgekeerd - wie niet lekker in het werk zit, is maar matig productief. De vaak klassieke 8-urige werkdag wordt door veel mensen daarom als een zware straf ervaren.

Niet zelden wordt een werkdag extra moeilijk om door te komen door de vele tijd die gaat zitten in niet-productief vergaderen. Of wat te denken van het maken van overuren en het permanent na werktijd beschikbaar moeten zijn.

Gevolg: een hogere werkdruk, minder gelukkige mensen.

Niet voor niets experimenteren steeds meer bedrijven met kortere werkdagen, niet zelden met positieve resultaten.

3. Werk alleen op tijdstippen waarop je het productiefst bent

Staan alle succesvolle mensen om vier uur op en lezen zij tegelijkertijd de krant, checken hun e-mails en doen hun workout? Natuurlijk niet.

Niet echt. Voltooi je belangrijkste taken op het moment dat jij het meest productief bent. En als dat om 4 uur 's ochtends is, so be it. Maar misschien is het pas na het ontbijt of 's avonds laat. Iedereen is anders - luister naar jezelf en zoek je eigen ritme.

Volgens Kim is het dan wel zaak om op die momenten ook echt daawerkelijk aan de slag te gaan.

4. Cultiveer je uitstelgedrag

Kim onderkent zijn eigen uitstelgedrag - hij schuift taken net zo lang naar voren tot de deadline bij wijze van spreken over de rand van zijn bureau loert.

Dit heeft een groot voordeel: namelijk dat een plotselinge haast en volledige concentratie vereist is. De onvermijdelijkheid van de deadline in combinatie met die focus vergroot zijn kracht om hard te werken. Het geldt niet voor iedereen, maar sommige mensen varen er wel bij en zijn het meest productief onder stressvolle omstandigheden.

5. Prioriteer je taken

Multitasking werkt niet. Onze hersenen zijn hiervoor gewoonweg niet ontworpen. In het beste geval krijg je alle taken wel af, maar zijn de meeste niet optimaal vervuld.

Wat wel werkt: het Eisenhower principe. Breng je taken onder in een matrix met de vier metrieken 'belangrijk', 'onbelangrijk', 'urgent' en 'niet urgent'.
Taken die zowel belangrijk als urgent zijn: onmiddellijk voltooien!

Voor belangrijke taken die niet urgent zijn geldt: inplannen om een andere keer te voltooien. Onbelangrijke, maar urgente taken? meteen delegeren! En ten slotte onbelangrijke taken die niet urgent zijn: uit de lijst schrappen.

6. Omring je met slimme mensen

Volgens Amerikaanse ondernemer, auteur en spreker Jim Rohn ben jij "het gemiddelde van de vijf mensen met wie je de meeste tijd doorbrengt."

Wil je productiever zijn, omring je dan ook met slimme, creatieve en productieve mensen. En dat betekent dat je je netwerk soms moet vergroten en vaker naar conferenties moet gaan.

7. Vind manieren om steeds terugkerende taken te automatiseren

Als je onverhoopt altijd maar dezelfde taken moet uitvoeren, maak dan een plan voor de manier waarop deze automatisch sneller kunnen worden uitgevoerd. ingevuld. Benut daarbij je eigen ervaringen daarin ten volle. En pluis het aanbod van virtuele assistenten uit.

8. Maak gebruik van apps die je productiviteit vergroten

Of je nu een reis wilt boeken of je socialmedia-accounts wil beheren, een campagne starten of content wilt genereren: bijna overal bestaat apps voor. Apps die jou productiever en jouw leven eenvoudiger maken. Kim stelde een lijst samen van zijn 13 favoriete apps die zijn productiviteit verbeterden.

9. Maak je e-mails efficiënter

Het lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails kost veel tijd en energie. Dat kan natuurlijk veel efficiënter.

Kim heeft hiertoe vier tips:

1. Noem de belangrijkste trefwoorden in de onderwerpregel;

2. Voeg een korte samenvatting toe, die alle zes W-vragen beantwoordt (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe);

3. Houd het zo kort mogelijk;

4. Formuleer nooit in het passief - dat is onnodig, leest niet lekker en kost veel meer woorden.

10. Doe meer dingen waar je vreugde aan ontleent

Dit advies is natuurlijk allesbehalve paradoxaal. Hobby's zijn absoluut belangrijk - wie naast zijn werk geen ontspanning vindt, krijgt te zijner tijd bezoek van een fikse burn-out. Bovendien hebben de hersenen periodiek een pauze nodig.

"Of je nu sport, een goed boek leest of een muziekinstrument bespeelt - jezelf verliezen in iets waar je van houdt maakt je productiever," aldus Kim.

11. Hou op met klagen!

Constant zeuren en klagen is slecht voor je. Dit is niet alleen een kwestie van gezond verstand, maar is ook nog eens wetenschappelijk bewezen. En irritant voor je omgeving.

Bovendien is het absolute verspilling van kostbare tijd. Eleanor Roosevelt zei het al: "Grote geesten bespreken ideeën, gemiddelde geesten bespreken gebeurtenissen, de kleine geesten bespreken mensen."

12. Neem ontslag

Ontslag nemen - onnodig te zeggen dat je dat niet al te vaak moet doen, maar als je aanhoudend improductief bent, dan kan het zijn dat je gewoon het verkeerde werk doet.